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業務改善の目的と必要性

業務を改善をする事の目的はなんでしょうか?

一番大きな目的は利益を向上させる事です。

売上が上がっていても、同じくらいコストが高くなったのでは意味がないからです。



業務の改善は業種や規模にかかわらず、全ての企業において常に意識し、継続する必要があります。

社会や環境はめまぐるしく変わっているので、常に改善をし、適応する必要があります。



私たちは業務改善の一つの理想形として、「今あるリソース(人材と物。特に人材)で最大の利益をあげる事」だと考えています。

では、それを実現する為にはどうすればよいのでしょうか?

私たちが業務の改善を提案・実施する上で、重要だと考えている事の一部をお教え致します。




業務改善で大事な事① - 必ずトップダウンで

先ずは、業務改善はトップダウンで行う事が大事です。

トップの方(社長や役員など責任と権限のある方)が指示だけして、後は現場に任せるケースがありますが、これだとうまくいかないケースがが多々あります。

改善をする際には、改善する事によってデメリットを感じる方もいますし、あまりやる気ではない方もいます。

また、複数の部署や人がかかわる事によって、摩擦が発生する事もあります。

それ以外にも物理的・精神的・金銭的など、たくさんの困難や障害が発生する可能性があります。

困難や障害が発生した時に素早く状況を判断し、正しい道を選択するには、常にトップの方がしっかりと業務の改善に参加している事が大事です。

「部下に任せっきり」とか「コンサルタントに任せっきり」では、業務改善が思うように進まなかったり、途中でとん挫してしまうかもしれません。

責任と権限を持っている方がしっかりとリードしていくことがとても大事です。





業務改善で大事な事② - 産みの苦しみを乗り越える

次に大事な事は失敗を受入れ・根気強く継続する事です。

業務改善はトライ&エラーの繰り返しです。

時にスタッフから思いもよらない反発もあるかもしれませんし、コンサルタントからの提案通りにいかない場合もあるかもしれません。

思っていた事とは違う結果になった時に、諦めず継続していく事が業務改善の「かなめ」です。





業務改善で大事な事③ - 規制概念を捨てる

業務改善をするという事は、今までのやり方や考え方を変える必要があります。

「今までこうだったから」、「他の人かこうやっていました」といった既成概念にとらわれていてはいけません。

歴史が長い会社ほど、また長く働くスタッフの方が多い会社ほど、この既成概念が強く業務か改善が進めづらい進めづらい傾向があります。

既成概念を打破する為にも、トップが 柔軟な頭を持ち、新しい事にもチャレンジしていく事が大事です。





業務改善で大事な事④ - 小さい事もコツコツと

業務改善は大きい事ばかりではありません。

時には小さい事をコツコツと積み上げていく事が大きな成果を上げる事があります。




私たちがご提案するなかでも、小さな改善はたくさん出てきます。

仮に一つ一つの効果は数十円だったとしても、一年を通して考えると大きな削減効果になってきます。

特に多いのが、郵便代やプロバイダ代等のネットワーク費用等は、一つの額としては大きく余り線が、年間を通すとそれなりの金額になってきます。



小さな事も一つ一つ積み上げていくことが大事です。




業務改善で大事な事⑤ - 売上はリアルタイムで詳細に把握する

今月の売上はいくらだろうか?

対前年度比の売上は?

対前月比の売上は?



売上は会社の生命線です。 月末で締めなければ売り上げが分からない様では、変化にを把握出来ません。

売上は得意先や業界の動向を示すバロメータの役割を果たします。



「今月は、このお客さんからの注文がすくない~」等という時は、別の業者さんが入っているかもしれません。
もしくは経営状況が悪く、不渡りの可能性があるのかもしれません。

いち早く、変化をキャッチし、手を打つためにも、売上をリアルタイムで把握する事が重要です。





業務改善で大事な事⑥ - 紙を見直す

日々の業務では、様々なシーンで紙を利用します。

指示を出す場合もあるでしょうし、伝言などを残す場合もあるとおもいます。

紙は必要不可欠ではありますが、情報を伝達する観点から考えると、伝達に手間がかかってしまうという問題もあります。



例えば、FAXを送るよりも、メールを送った方が、早くてかつ電話代がかからないので、お得ですよね。

私共がご提案等をさせて頂く際には、「紙」をキーワードに課題を探す場合もあります。





業務改善で大事な事⑦ - 様々データを正確に蓄積する

業務の中では様々なやり取りが発生します。

その中から、必要な情報を正しく、使いやすい形で蓄積しなければ行けません。



例えば、

お客さまからのクレーム等は正しく蓄積して分析する事で、商品やサービスの何に問題があるのか傾向を知る事が出来ます。


商品の購入はどういう人がかっているのか?性別・年齢・地域・家族構成は?
顧客データを正しく蓄積・分析すれば、新たな商品の開発や販売につなげる事が出来ます。


一つの製品をつくるのに、どの工程の作業に何分かかっていて、次の工程の作業には何分かかってるのか?
工程ごとのデータを分析する事によって、作業の改善を図る事ができます。



日々の業務で発生する 様々なデータは、正しく蓄積・分析する事により、業務を改善の材料となりますので、データを正確に蓄積する仕組みを作る事はと、ても大事な事です。





業務改善で大事な事⑧ - 最適なIT(システム)を導入する

自社の業務に最適な業務システムを導入する事により、今までの業務を劇的に改善する事が可能です。

現在では多くの企業に「IT(システム)」が導入されていますし、逆に今後はITを抜きに経営する事は難しいでしょう。



工場が機械を導入して効率的に製品を作れるように、会社においても業務システムを導入して、改善な業務を出来る用にする事はとても重要です。



但し、会社毎に色々な業務のやり方や風土がありますので、最適な業務システムを導入する事には専門的な知識と経験とが必要になってしまいます。

独自で業務システムを導入した結果、「使いきれていない」とか「業務との相性が悪く使いづらい」といった声を聞く事があります。

業務システムの導入には専門的なスキルを持った方に相談するの事が良いと思います。





G&R Systemの業務改善コンサルティングサービス

私共がコンサルティングやシステム開発をさせて頂く経験から、一部のコツをお伝えしました。

G&R Systemでは、 業務改善やITの専門家が、貴社と一緒になり、貴社の業務を改善をご支援する「業務改善コンサルティングサービス」をご提供しております。



「業務改善をしたいが何から手を付けていいかわからない」
「業務システムを入れたいがどうしていいか分からない」

など、課題をお持ちの方は、是非一度ご連絡下さい。



弊社のコンサルタントが貴社の課題解決をご支援致します。

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